Datenschutzerklärung

Information zur Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten gemäß Art. 13 DSGVO [Fassung vom 12.11.2023]

1. Informationen nach Art. 13 Absatz 1 DSGVO

a.) Verantwortlicher
• Name Verein: Aikido Aikikai Bonn e.V.
• Straße: Graf-Galen-Str. 1
• PLZ, Ort: 53129 Bonn
• E-Mail: vorstand@aikido-bonn.info
• Website: https://www.aikido-bonn.info
b.) Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Die Voraussetzungen für die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten liegen nicht vor.
c.) Zweck(e) de Verarbeitung(en) inkl. Rechtsgrundlage
Der Verein verarbeitet die personenbezogenen Daten von Mitarbeiter*innen, Mitgliedern, Beitritts- und Austrittswilligen und ggf. ehemaligen Mitgliedern zu folgenden Zwecken:
• Außendarstellung des Vereins, dazu gehören:
◦ Veröffentlichungen im Internet auf der Vereins-Homepage
◦ Veröffentlichungen im Internet auf Social Media Plattformen
• Durchführung einer Vereinsmitgliedschaft und Aufnahme von Beitrittswilligen, dazu gehören:
◦ Mitgliederverwaltung, Beitragsverwaltung
◦ Aufnahme von Beitrittswilligen
• Vereinsverwaltung, -organisation und -führung, dazu gehören:
◦ IT-Betrieb eines Webservers und Bereitstellung einer Vereins-Homepage
◦ IT-Betrieb eines E-Mail-Servers und Bereitstellung einer Kommunikationsmöglichkeit per E-Mail
◦ Vereinsinformationen mittels Newsletter
◦ Einladung zur Mitgliederversammlung per E-Mail
• Mitarbeiterverwaltung, dazu gehören:
◦ Begründung neuer Beschäftigungsverhältnisse
◦ Lohnabrechnung & Lohnauszahlung
Der Verein hat hierfür folgende Rechtsgrundlagen:
• Eine Einwilligung nach Art. 6 (1) lit. a) DSGVO. Diese werden gesondert durch den Verein eingeholt, z.B. für Veröffentlichungen auf Social Media Plattformen
• Für die Durchführung eines Vertrages Art. 6 (1) lit. b) DSGVO (beispielsweise ist die Satzung / Vereinsmitgliedschaft ein vertragsähnliches Verhältnis), ggf. in Verbindung mit § 26 BDSG (sofern es sich um einen Mitarbeiter des Vereins handelt)
• Aufgrund gesetzlicher Vorgaben Art. 6 (1) lit. c) DSGVO (beispielsweise, geben gesetzliche Vorschriften Aufbewahrungsfristen vor oder erfordern eine Datenverarbeitung, um Steuer- und Sozialabgaben abführen zu können)
• Ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 (1) lit. f) DSGVO, beispielsweise für Mitteilungen aus und um den Verein in Form eines Newsletters zu versenden
• § 25 (2) Nr. 2 TTDSG in Verbindung mit Art. 6 (1) lit. f) DSGVO für Datenverarbeitungen im Zusammenhang mit der Vereinswebseite bzw. Kommunikation mittels E-Mail
• § 25 (1) TTDSG in Verbindung mit Art. (1) lit. a) DSGVO für für Datenverarbeitungen im Zusammenhang mit der Vereinswebseite bzw. Kommunikation mittels E-Mail, die eine Einwilligung erfordern
d.) Angabe eines berechtigten Interesses nach Art. 6 (1) lit. f) DSGVO
Der Verein hat berechtigtes Interesse daran, Vereinsinformationen per Newsletter im Sinne einer digitalen Vereinszeitschrift zu versenden. Dies ermöglicht es dem Verein, einerseits Informationen aus und um den Verein schnell zu versenden und stellt ein kostengünstiges Kommunikationsmittel dar. Der Verein spart hierdurch Kosten, gegenüber dem Druck und dem Versand einer Print-Ausgabe - dies liegt ebenso im Interesse seiner Mitglieder, die den Verein durch ihre Mitgliedsbeiträge finanzieren.
Des Weiteren hat der Verein ein berechtigtes Interesse an der Gewährleistung der Netz- und Informationssicherheit bzw. zur Abwehr von Angriffen auf Server (z.B. Webserver und E-Mail-Server) unserer Auftragsverarbeiter (z.B. Denial of Service Angriffe).
e.) Empfänger oder Kategorien von Empfängern
Auftragsverarbeiter, Banken- und Kreditinstitute, Vereinshaftpflichtversicherung, Behörden (z.B. Steuerbehörde) und Dritte (z.B. bei einer Veröffentlichung auf der Vereinswebseite. Auch Soziale Netzwerke sind in diesem Sinne Dritte).
AIKIKAI Deutschland Fachverband für AIKIDO e.V. für die Durchführung von Prüfungen. Eine gesonderte Vereinsmitgliedschaft ist in diesem Fall erforderlich.
f.) Datenübermittlung(en) in ein Drittland
Datenübermittlungen in ein Drittland sind nicht beabsichtigt.

2. Informationen nach Art. 13 Absatz 2 DSGVO

a.) Die geplante Dauer für die Speicherung der Daten oder die Kriterien für die Festlegung der Dauer
Grundsätzlich speichern wir Ihre Daten solange diese für den jeweiligen Verarbeitungszweck benötigt werden - beispielsweise bis zum Ende einer Mitgliedschaft. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen können es erforderlich machen, bestimmte Daten länger zu speichern.
• Mitgliederverwaltung: Die für die Mitgliederverwaltung notwendigen Daten (z.B. Name, Vorname, Straße, Postleitzahl, E-Mail-Adresse, Telefonnummer) werden nach Beendigung der Vereinsmitgliedschaft gelöscht.
• Beitragsverwaltung: Die für die die Beitragsverwaltung notwendigen Daten (z.B. Name, Vorname, Bankverbindung) werden i.d.R. nach 10 Jahren gelöscht, hier gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen.
• Mitgliederinformation / Newsletter: Die für den E-Mail-Verkehr notwendigen Daten (E-Mail-Adresse) werden nach Beendigung der Vereinsmitgliedschaft gelöscht.
• Beschäftigte: Die für die Lohnabrechnung der im Verein beschäftigten Personen erforderlichen Daten (wie z.B. Name, Vorname, Adresse, Geburtsdatum, Geschlecht, Steuernummer, Steuerklasse, Kinderfreibetrag, Krankenkasse) werden nach 10 Jahren gelöscht (gesetzliche Aufbewahrungsfrist).
• IT- Betrieb: IP-Adressen werden automatisch durch den Auftragsverarbeiter gelöscht.
Im Falle des Widerrufs der Einwilligung werden die Daten unverzüglich gelöscht.
b.) Das Bestehen eines Rechts auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten, sowie Anspruch auf Datenübertragbarkeit, ebenso wie Ihr Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO
Sofern die jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, besteht auf Ihrer Seite ein Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO) oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten (Art. 18 DSGVO) und auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) in einem gängigen elektronischen Format.
Darüber hinaus haben sie das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO) und ggf. ein Widerspruchsrecht gegen diese Verarbeitung (Art. 21 DSGVO).
c.) Sofern die Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung nach Art. 6 (1) lit. a) DSGVO beruht
Sie haben das Rechte Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Wenden Sie sich z.B. hierzu:
• per Mail: vorstand@aikido-bonn.info
• per Post: siehe Anschrift des Vereins
d.) Das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO die Möglichkeit, Beschwerde bei einer Datenschutzbehörde zu erheben.
Die für unseren Verein zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211/38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Website: https://www.ldi.nrw.de
e.) Gesetzliche oder vertragliche Vorschrift zur Bereitstellung der Daten, sowie die möglichen Folgen einer Nichtbereitstellung der Daten
• Vereinsmitgliedschaft: Im Falle, dass Sie die genannten personenbezogenen Daten nicht bereitstellen, möchten wir Sie darauf hinweisen, dass ein Vereinsbeitritt nicht durchgeführt werden kann.
• Beschäftigungsverhältnis: Im Falle, dass Sie die genannten personenbezogenen Daten nicht bereitstellen, möchten wir Sie darauf hinweisen, dass kein Beschäftigungsverhältnis begründet oder durchgeführt werden kann.
f.) Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO besteht nicht.
3. Informationen nach Art. 13 Absatz 3 DSGVO zu einer beabsichtigten Zweckänderung
Eine Zweckänderung ist nicht beabsichtigt.